De traditionele on-premises file servers hebben lange tijd als ruggengraat gediend voor het opslaan, delen en beheren van bedrijfsgegevens. Veel bedrijven zijn gewend aan deze infrastructuur en beschouwen deze als een veilige en betrouwbare oplossing. Is het een slimme keuze of verleden tijd? Echter, met de opkomst van Microsoft 365 Business en de steeds snellere digitalisering, komt de vraag naar voren: Zijn file servers nog wel nodig? Hier duiken we diep in de technische aspecten van waarom Microsoft 365 file servers overbodig maakt, hoe de migratie verloopt en welke uitdagingen je kunt verwachten als IT-manager of bedrijfsleider.
Het probleem met on-premises File Servers.
Traditionele file servers, hoewel robuust, hebben hun beperkingen. Ze vereisen onderhoud, zijn gevoelig voor hardwarestoringen en bieden vaak beperkte toegangsmogelijkheden buiten het lokale netwerk. Hiernaast brengen ze aanzienlijke kosten met zich mee voor energieverbruik, hardwarevernieuwing, en beveiligingsmaatregelen. Daarnaast is het beheer van gebruikersrechten en het beveiligen van gedeelde bestanden een voortdurend terugkerende taak voor IT-beheerders.
Met de toenemende vraag naar werken op afstand, flexibele toegang en samenwerkingstools, loopt de traditionele file server simpelweg achter op de moderne eisen. Dit creëert niet alleen een operationele uitdaging, maar ook een beveiligingsrisico, omdat de toegang van buitenaf vaak via VPN’s gebeurt, die kwetsbaar kunnen zijn voor aanvallen.
De oplossing: Microsoft 365 als volwaardig alternatief.
Microsoft 365 biedt een geïntegreerde cloud-gebaseerde oplossing die file servers kan vervangen. Bedrijven kunnen gebruikmaken van SharePoint, OneDrive en Teams om gedeelde bestanden op te slaan, te beheren en toegankelijk te maken voor werknemers, ongeacht hun locatie. De infrastructuur van Microsoft biedt meer dan alleen opslag; het biedt een volledig samenwerkingsplatform dat geïntegreerd is met andere zakelijke toepassingen zoals Exchange, Planner, en Power BI.
De rol van migration manager.
Voor IT-managers die de overstap willen maken, biedt Microsoft 365 een gratis tool genaamd Migration Manager. Dit hulpmiddel maakt het mogelijk om een synchronisatie op te zetten tussen je bestaande file server en Microsoft 365. Zodra de synchronisatie volledig is voltooid, wordt er een live sync behouden, waardoor bestanden continu up-to-date blijven totdat je klaar bent om volledig over te schakelen. Hierdoor kan je gefaseerd je on-premises file server uitschakelen en volledig overstappen op de cloud zonder downtime.
Net als bij een Exchange-migratie kun je de overgang geleidelijk uitvoeren en kun je pas de oude infrastructuur deactiveren als alles probleemloos draait in de nieuwe omgeving.
Migreren naar Teams in plaats van SharePoint.
Hoewel SharePoint traditioneel het fundament is van documentbeheer binnen Microsoft 365, kiezen steeds meer organisaties ervoor om hun gedeelde bestanden via Microsoft Teams te beheren. Dit komt doordat Teams fungeert als de centrale hub voor samenwerking, waarin bestanden direct binnen teams en kanalen kunnen worden gedeeld en beheerd.
Door file shares in Teams kanalen te plaatsen, krijgen gebruikers niet alleen toegang tot bestanden via de Teams-app, maar ook via Windows File Explorer via de OneDrive sync-client. Dit biedt gebruikers de vertrouwde look-and-feel van mapstructuren, terwijl ze profiteren van de cloudgebaseerde functionaliteiten zoals versiebeheer, real-time samenwerking en verbeterde beveiliging.
Uitdagingen: change management en training.
Een cruciaal verschil tussen een mailboxmigratie naar Exchange Online en een file share migratie naar Microsoft 365 is dat het voor gebruikers en IT-beheerders een compleet nieuwe manier van werken vereist. Waar gebruikers na een mailboxmigratie dezelfde Outlook-interface blijven gebruiken, vereist een overstap naar Teams en OneDrive een aanzienlijk leerproces. Dit betekent dat er veel aandacht besteed moet worden aan change management en training.
Het succes van de migratie hangt in grote mate af van hoe goed gebruikers worden voorbereid op de nieuwe werkwijze. Het introduceren van nieuwe manieren om bestanden te delen, beveiligen en benaderen, zoals via Teams en de OneDrive sync-client, vraagt om duidelijke communicatie en gedegen training. De gebruikers moeten weten hoe ze bestanden kunnen openen in zowel Teams als Windows Explorer, hoe ze snelkoppelingen aan hun OneDrive kunnen toevoegen en hoe ze de nieuwe rechtenstructuren kunnen beheren.
IT-uitdagingen bij de migratie.
Het analyseren van je huidige file server is essentieel voor een succesvolle migratie. Het simpelweg kopiëren van bestanden kan leiden tot problemen met bestandspaden, verkeerde mappenstructuren en permissies die niet correct worden overgenomen. Dit vraagt om een grondige voorbereiding, waarbij mappen herzien, opgesplitst en geherstructureerd worden om compatibel te zijn met de cloudomgeving van Microsoft 365.
Een veelvoorkomend probleem bij migraties is dat oude file servers enorme hoeveelheden verouderde of overbodige data bevatten. IT-managers hebben vaak geen volledig inzicht in welke bestanden nog relevant zijn, waardoor het verstandig kan zijn om een “lijn in het zand” te trekken en alleen bestanden van de afgelopen vijf tot tien jaar mee te migreren. Dit voorkomt dat je oude, nutteloze data blijft meeslepen naar de cloud.
De voordelen van Microsoft 365 na de migratie.
Na de migratie biedt Microsoft 365 niet alleen de mogelijkheid om bestanden toegankelijk te maken via meerdere apparaten en locaties, maar het introduceert ook intelligente functies zoals automatische opslagoptimalisatie. Gebruikers hebben alleen bestanden op hun apparaat staan die ze daadwerkelijk gebruiken, terwijl alle andere bestanden wel zichtbaar zijn, maar geen fysieke opslagruimte innemen. Dit zorgt voor een efficiëntere opslag en minder problemen met volle schijven.
Daarnaast zijn bestanden in Microsoft 365 automatisch beschermd door geavanceerde beveiligingsmaatregelen, waaronder Azure AD Conditional Access, Multi-Factor Authentication (MFA) en Advanced Threat Protection. Dit is een belangrijke verbetering ten opzichte van de traditionele file servers, die veelal afhankelijk zijn van verouderde beveiligingsprotocollen.
Het beheren van bestanden en beveiliging in een moderne Microsoft 365-omgeving.
Wanneer bedrijven hun gedeelde bestanden migreren naar Microsoft 365, biedt dit niet alleen verbeterde toegang en samenwerking, maar ook robuuste mogelijkheden voor het beheren van versiegeschiedenis, bestandsterugwinning en beveiliging. Laten we enkele van deze belangrijke functies van Microsoft 365 nader bekijken:
Versiebeheer en herstelopties.
Microsoft 365 stelt gebruikers in staat om verschillende versies van een bestand te beheren en te herstellen, zonder dat ze IT-ondersteuning nodig hebben. Dit betekent dat als er iets misgaat, de gebruiker zelf eerdere versies van een bestand kan bekijken en terugzetten. Dit versnelt het werkproces en vermindert de afhankelijkheid van IT, omdat gebruikers snel zelfstandig herstelacties kunnen uitvoeren.
Daarnaast is er een ingebouwde prullenbak. Bestanden die per ongeluk zijn verwijderd uit gedeelde mappen worden niet permanent verwijderd, maar verschijnen in de prullenbak van de gebruiker. Er zijn zelfs twee stadia van herstel: als een bestand wordt verwijderd uit de prullenbak, is het nog steeds mogelijk om het terug te halen uit de tweede fase prullenbak, toegankelijk voor beheerders.
Retentiebeleid voor compliance.
Voor organisaties die met gevoelige informatie werken, zoals financiële of juridische gegevens, biedt Microsoft 365 een retentiebeleid. Hiermee kunnen bestanden gedurende een bepaalde periode worden bewaard, zelfs als ze per ongeluk zijn verwijderd. Dit is niet alleen handig voor het beschermen van data, maar ook voor het voldoen aan wettelijke en compliancevereisten. Een voorbeeld hiervan is een beleid dat ervoor zorgt dat bestanden tot wel zeven jaar worden bewaard, waarna ze automatisch worden verwijderd.
Gebruikersvriendelijke trainingen.
Het succes van een migratie hangt echter niet alleen af van de technologie, maar ook van de gebruikers. Daarom biedt een goede implementatie van Microsoft 365 naast live trainingssessies ook micro-video trainingen. Korte video’s van één à twee minuten demonstreren nieuwe functies en zorgen ervoor dat werknemers in een drukke werkdag snel kunnen leren. Dit wordt vaak aangevuld met quizzen om te verzekeren dat de werknemers daadwerkelijk op de hoogte zijn van de nieuwe functionaliteiten.
Beveiliging en beheer met Microsoft Defender en InTune.
Wanneer bestanden naar Microsoft 365 worden gemigreerd, gaat het niet alleen om gemak en toegankelijkheid, maar ook om beveiliging. Microsoft Defender XDR en InTune spelen hierbij een essentiële rol. Deze tools zorgen ervoor dat apparaten die toegang hebben tot bedrijfsgegevens voldoen aan strikte beveiligingsvereisten, zoals up-to-date besturingssystemen, encryptie en vergrendelingsschermen.
Bovendien kunnen apparaten die niet voldoen aan deze minimale beveiligingsnormen, de toegang tot bestanden worden ontzegd. Dit geldt zelfs voor persoonlijke apparaten van werknemers die bedrijfsgegevens bevatten; als een werknemer vertrekt, wordt alle bedrijfsinformatie automatisch verwijderd van hun persoonlijke apparaat.
Bedreigingen voorkomen met geavanceerde beveiligingsopties.
Daarnaast biedt Microsoft 365 E5 de mogelijkheid om bedreigingen van binnenuit te detecteren. Dit betekent dat ongebruikelijke activiteiten, zoals massale bestandsoverdrachten of -verwijderingen, automatisch kunnen worden gedetecteerd. Het systeem kan hierop reageren door de gebruiker te ontkoppelen en hun account tijdelijk te deactiveren, in afwachting van een beoordeling door IT. Dit biedt een extra laag bescherming tegen zowel opzettelijke als onbedoelde datalekken.
Klaar voor de toekomst.
Het vervangen van on-premises file servers door Microsoft 365 is niet alleen een technologische upgrade, maar ook een strategische keuze voor de toekomst van je bedrijf. Het biedt niet alleen een veilige, flexibele en schaalbare oplossing, maar bevordert ook de samenwerking tussen medewerkers op een manier die file servers simpelweg niet kunnen bieden. Voor IT-professionals betekent dit dat ze minder tijd hoeven te besteden aan het beheren van hardware en zich kunnen richten op strategische verbeteringen en innovatie.
Microsoft 365 heeft de potentie om de file server volledig overbodig te maken, maar het succes van de overstap hangt sterk af van de planning, analyse en vooral de training van zowel gebruikers als IT-managers. De technologie is er, maar het zijn de mensen die de overstap succesvol moeten maken.
Wat betekent dit voor jou als IT-manager of bedrijfsleider? Als je klaar bent om je file server af te schrijven en te migreren naar de toekomst, kan Microsoft 365 de oplossing bieden die je zoekt.